Ein großer Vorteil für Empfangsmitarbeiter/Telefonisten, wenn sie die Verfügbarkeit von Mitarbeitern in AgendaX sehen können

Montag, 9 Uhr morgens, New York City, in einem Verlagshaus, die Telefonleitungen spielen verrückt. Cindy, eine Telefonistin des Verlags, ist gestresst. Der soeben erschienene Roman eines der meistverkauften Autoren sorgt dafür, dass Buchverkäufer aus aller Welt anrufen und weitere Exemplare bestellen.

Es ist Winterzeit, 15 % der Vertriebsmitarbeiter sind krank, die anderen in Besprechungen beschäftigt. Cindy überprüft immer wieder ihre ausgedruckte Excel-Liste, die sie gestern Abend vor der Heimfahrt erstellt hat. Eine Liste, aus der hervorgeht, wer heute zu welcher Zeit an Besprechungen teilnimmt, wer krank ist, usw. Die Erstellung der Liste hat sie gestern Abend mehr als 45 Minuten gekostet, weil sie alle Kalender in Outlook durchgesehen hat.

Monica ruft sie auf Leitung 4 an: „Hey Cindy, tut mir leid, aber ich kann heute nicht zur Arbeit kommen, ich habe die ganze Nacht hohes Fieber gehabt und kann kaum sprechen.“ „Ok, ich sage deinem Manager Bescheid“, sagt Cindy, ‚gute Besserung, tut mir leid, alle meine Leitungen klingeln‘. Sie legt auf und streicht Monica für diesen Tag von ihrer Liste.

Es ist sehr stressig und ineffizient, mit Kunden zu telefonieren und gleichzeitig ständig auf die Uhr und ihre Excel-Liste zu schauen, um zu sehen, wer verfügbar ist, um Anrufe weiterzuleiten. Außerdem sind Ad-hoc-Besprechungen, die die Mitarbeiter gestern nicht geplant haben, nicht auf ihrer ausgedruckten Excel-Liste aufgeführt, was die Weiterleitung von Anrufen zu einem Albtraum macht, da die Personen, die laut ihrer Liste verfügbar sein sollten, nicht ans Telefon gehen.

Erschöpft fragt sie Paul, den IT-Mitarbeiter, in der Mittagspause, ob es nicht einen einfacheren Weg gäbe, um zu sehen, wo die Mitarbeiter sind und wer verfügbar ist. Er antwortet ihr: „Nicht, dass ich wüsste, aber ich werde mal nachsehen, ob es ein Tool eines Drittanbieters gibt, das diese Aufgabe übernehmen könnte“.

Paul googelt und findet AgendaX, die „webbasierte Gruppenkalenderlösung für Microsoft Exchange und Outlook“. Er startet die Online-Demo und findet die Ansicht „Wer ist wo?“, eine Ansicht, die nur aktuell stattfindende Meetings anzeigt. „Wow, das ist genau das, was Cindy braucht“, denkt er. Über ein Dropdown-Menü kann er auch Abteilungen auswählen, um z. B. nur Personen aus dem Vertrieb anzuzeigen, und eine Fülle anderer Ansichten, wie z. B. Wochen- und Monatsansichten, ist ebenfalls verfügbar. Paul ist der Meinung, dass die ganze Firma von einem Tool wie AgendaX profitieren könnte, weil es sehr einfach ist, zu sehen, wer zu welcher Zeit verfügbar ist, um Meetings zu planen. Er klickt in der Jahresansicht auf den Filter der Kategorie ‚Urlaub‘ und sieht sofort den Urlaubskalender einer Abteilung.

Zwei Wochen später ist AgendaX im Verlagshaus im Einsatz. Es liest automatisch die Outlook-Kalender der Mitarbeiter des Unternehmens und veröffentlicht leicht lesbare Übersichten darüber, wann die Mitarbeiter beschäftigt sind oder nicht im Büro sind.
Cindy hat ihre Excel-Verfügbarkeitslisten über Bord geworfen und verlässt sich jetzt auf die „Wer ist wo?“-Ansicht von AgendaX. Sie sieht auf einen Blick, wer in einer Besprechung, krank, abwesend oder anderweitig nicht verfügbar ist und kann Anrufe sofort an die verfügbaren Personen weiterleiten.
Wenn sich jemand krank meldet, klickt sie einfach auf den Kalender des Benutzers in AgendaX und bucht ihm einen ganztägigen Termin, der als „Krank“ kategorisiert ist, so dass jeder in der ganzen Firma weiß, dass diese Person den Tag über nicht im Büro ist. Sie kann dies sogar tun, ohne Schreibrechte auf alle Kalender in der Firma zu haben. Dank AgendaX wird der ganztägige Termin mit Outlook synchronisiert und auch Personen, die AgendaX nicht benutzen, können die geänderten Frei/Gebucht-Informationen sehen, wenn sie in Outlook ein Meeting planen.

AgendaX bringt viele Vorteile für Unternehmen, darunter:

• Spart Zeit beim Buchen von Besprechungen.
• Ermöglicht es Mitarbeitern, zu jedem Zeitpunkt schnell gefunden zu werden.
• Hilft, teure Ressourcen, wie z. B. Besprechungsräume, effizienter zu nutzen.
• Nutzt die Investitionen des Unternehmens in Outlook.
• Unterstützt die Teamarbeit und die Ressourcenzuweisung zur Verbesserung des Kundendienstes.