Ein Gruppenkalender, der die Effizienz steigert

Der Dienst ist ein von der britischen Regierung finanzierter Dienst für alle jungen Menschen im Alter von 13 bis 19 Jahren (bis zu 25 Jahren bei Menschen mit Lernschwierigkeiten oder Behinderungen). Er bietet Informationen, Beratung und Anleitung für junge Menschen, die den Übergang von der Vollzeitschulbildung zur weiterführenden Bildung, Ausbildung und Beschäftigung vollziehen.

Die persönlichen Berater des Dienstes sind eine unverzichtbare Ressource und bieten Hilfe und Unterstützung bei den vielen Problemen, mit denen junge Menschen konfrontiert werden können, wie Gesundheit, Wohnen, Geld, Bildung, Ausbildung und Beschäftigung.

Die Vielfalt der behandelten Themen in Verbindung mit dem Grad der Erreichbarkeit (einschließlich Telefongesprächen und persönlichen Treffen an einer Vielzahl von Orten) bedeutete, dass der Dienst ein effizientes Verfahren benötigte, um eine umfassende Erfassung der Verfügbarkeit und des Aufenthaltsorts der Mitarbeiter zu gewährleisten.

Obwohl die Mitarbeiter der Dienststelle ausgiebig den Outlook-Kalender nutzen, um ihre Termine zu verwalten, war es schwierig zu sehen, wer für einen bestimmten Anruf frei war, zu ermitteln, wann oder wo es am besten wäre, einen Kollegen zu kontaktieren, oder festzustellen, wann jemand die nächste Lücke in seinem Terminkalender hatte, um Besprechungen zu vereinbaren.

Der ICT-Manager des Dienstes erklärte: „Die Mitarbeiter am Empfang, die Kollegen und die Teamleiter mussten sich nacheinander die Outlook-Kalender der einzelnen Personen ansehen, was sehr zeitaufwendig war. Wir brauchten eine bessere Lösung.“

Die Empfehlung eines Kollegen wies den ICT-Manager auf AgendaX hin.

Erweiterung des Outlook-Kalenders

AgendaX extrahiert die von Microsoft Exchange Server oder Office / Microsoft 365 gespeicherten Outlook-Kalenderinformationen und stellt sie im Intranet des Unternehmens als eine Reihe von Webseiten zur Verfügung, die an die Vorlagen des Unternehmens angepasst werden können.

Die Benutzer profitieren von einer konsolidierten Aktualisierung der Aufenthaltsorte ihrer Mitarbeiter über tägliche, wöchentliche, zweiwöchentliche, monatliche, vierteljährliche und jährliche Ansichten im Stil eines Planers.
Alle 250 Mitarbeiter des Dienstes nutzen nun AgendaX. Laut dem ICT-Manager „kann jetzt jeder, nicht nur das Empfangspersonal, sofort sehen, wer sich an einem der vielen entfernten Standorte befindet, von denen aus unsere Dienstleistung erbracht wird, wer an Besprechungen teilnimmt und wer im Urlaub oder krank ist. Das ist ein echter Segen für unsere Effizienz und hat unser Serviceniveau für unsere Kunden verbessert. Ein besonderer Vorteil ist, dass AgendaX einen sehr nützlichen Anhaltspunkt dafür liefert, welche Mitarbeiter sich einfach im Büro aufhalten, um die Gesundheit und Sicherheit zu gewährleisten.

Wie es funktioniert

AgendaX arbeitet mit Outlook zusammen und veröffentlicht automatisch nicht nur Frei-/Gebucht-Zeiten, sondern auch Termindetails aus den Kalendern aller Benutzer als eine Reihe von anpassbaren Webseiten, auf die über das Unternehmensintranet zugegriffen werden kann. Eine „Wer ist wo?“-Ansicht gibt einen sofortigen Überblick darüber, wo sich alle Mitarbeiter befinden, zusammen mit ihren Kontaktdetails. Wöchentliche, monatliche, vierteljährliche und sogar jährliche Ansichten zeigen eine konsolidierte Übersicht im Stil eines Wandplaners über Besprechungen, Urlaub, Krankheitstage usw. Die Benutzer können bei Bedarf Details einblenden und ihre eigenen Gruppen von Mitarbeitern zusammenstellen, um sie gleichzeitig zu sehen.

Verwaltung nicht-menschlicher Ressourcen!

AgendaX zeigt nicht nur die Verfügbarkeit von Personen an, sondern kann auch die Verfügbarkeit anderer Unternehmensressourcen wie Konferenzräume und Präsentationsgeräte darstellen. An einem Standort des Dienstes wird es verwendet, um die Zuteilung der begrenzten Anzahl von verfügbaren Parkplätzen zu kontrollieren!

Viele Unternehmen nutzen AgendaX zur Unterstützung ihrer Geschäftsabläufe und zur Maximierung ihrer Investitionen sowohl in ihre Exchange/Office/Microsoft 365-Umgebung als auch in ihre Personalressourcen.

Arbeiten mit AgendaX

„Wir haben uns nach einer kurzen Testphase für AgendaX entschieden. Die Installation war relativ einfach, aber wir mussten dem Handbuch viel Aufmerksamkeit schenken, vor allem, weil wir die verschiedenen Erweiterungen, die über das Teilen von Kalendern hinausgehen, wie z.B. das Ändern von Standard-Layouts und Farbschemata, besser verstehen wollten. Wir haben den Support wirklich als sehr hilfreich empfunden und wir freuen uns darauf, AgendaX weiter für unsere Organisation zu adaptieren“, fasst der ICT-Manager zusammen.

Wesentliche Vorteile

AgendaX bietet eine einfache und übersichtliche Möglichkeit, den Aufenthaltsort des gesamten Unternehmens in einer einzigen Ansicht zu sehen.

Dies bringt viele Vorteile für Unternehmen, darunter:

• Sparen Sie Zeit durch das Buchen und Planen von Besprechungen in einem Gruppenkalender mit einer Übersicht über die Verfügbarkeit.
• Sie können Kalendergruppen erstellen und verwalten.
• Verwalten und erstellen Sie eine Reihe von Kalendern, die Sie gemeinsam anzeigen möchten.
• Sie können eine Kalendergruppe erstellen, um die kombinierten Zeitpläne auf einen Blick zu sehen
• Ermöglicht es, Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt schnell zu finden.
• Hilft, teure Ressourcen, wie z. B. Besprechungsräume, effizienter zu nutzen.
• Nutzt die Investition des Unternehmens in Outlook / Microsoft 365.
• Unterstützt die Teamarbeit und die Ressourcenzuweisung, um den Kundenservice zu verbessern.

AgendaX Dienste

AgendaX bietet Unternehmen einen hochgradig anpassbaren Service, der nahtlos mit Exchange / Microsoft 365 / Outlook Calendar zusammenarbeitet und einen fortschrittlichen, webbasierten Team-Kalenderdienst bereitstellt.

Die Funktionen umfassen:

• Mehrere Ansichten, z. B. Momentaufnahme, wöchentlich, monatlich, zweimonatlich, vierteljährlich und das gesamte Jahr.
• Anpassbar an die Unternehmensidentität und Geschäftsanforderungen.
• Benutzerdefinierte Gruppen – keine Notwendigkeit für Administratoren, Ad-hoc-Gruppen zu definieren.
• Möglichkeit der Textsuche in allen Kalendereinträgen.
• Anzeige der erforderlichen Outlook-Eigenschaften (Kilometerstand, Abrechnung usw.) einschließlich benutzerdefinierter Outlook-Felder.
• Optionale Anzeige von Telefon, Fax, Handy, Abteilung, Bild, Foto usw. für jeden Benutzer.
• Unterdrückung von Besprechungen, die als „privat“ gekennzeichnet sind.
• Ermöglicht die Beantragung von Besprechungen über das Internet ohne Outlook, mit der Option, Buchungen auf freie Zeit zu beschränken, den Ort als Pflichtfeld zu definieren usw.
• Bietet eine konsolidierte Ansicht über mehrere Exchange-Server und -Standorte oder sogar über Microsoft 365-Tenants oder Organisationen hinweg.