Un calendario de grupo que aumenta la eficacia

El Servicio es un servicio financiado por el gobierno del Reino Unido para todos los jóvenes de 13 a 19 años (hasta 25 para aquellos con dificultades de aprendizaje o discapacidad). Proporciona información, asesoramiento y orientación en la transición de la educación a tiempo completo a la educación superior, la formación y el empleo.

Los asesores personales del servicio son un recurso vital, ya que ofrecen ayuda y apoyo en las numerosas cuestiones a las que pueden enfrentarse los jóvenes, como la salud, la vivienda, el dinero, la educación, la formación y el empleo.

La diversidad de cuestiones tratadas, combinada con el grado de accesibilidad que se ofrece (incluidas conversaciones telefónicas y reuniones personales en una amplia gama de lugares) significaba que el Servicio necesitaba una forma eficaz de garantizar una cobertura completa de la disponibilidad y el paradero del personal.

Aunque el personal del Servicio hace un uso extensivo del calendario de Outlook para gestionar sus agendas, era difícil ver quién estaba libre para atender una llamada en particular, identificar cuándo o dónde sería mejor ponerse en contacto con un colega, o establecer cuándo alguien tenía un hueco en su agenda para organizar reuniones.

El responsable de TIC del Servicio explicó: «El personal de recepción, los compañeros y los jefes de equipo tenían que mirar los calendarios de Outlook de cada persona, lo que llevaba mucho tiempo. Necesitábamos una forma mejor».

Un colega le recomendó AgendaX.

Mejorar el calendario de Outlook

AgendaX extrae la información del calendario de Outlook almacenada por Microsoft Exchange Server u Office / Microsoft 365 y la pone a disposición en la intranet de la empresa como una serie de páginas web que pueden adaptarse para reflejar plantillas de estilo corporativo.

Los usuarios se benefician de una actualización consolidada del paradero de sus compañeros de trabajo a través de vistas diarias, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales y anuales «estilo planificador».
Los 250 empleados del Servicio utilizan ahora AgendaX. Según el responsable de TIC, «ahora cualquiera, no sólo el personal de recepción, puede ver inmediatamente quién está en cualquiera de los muchos centros remotos desde los que se presta nuestro servicio, quién asiste a reuniones y quién está de baja o enfermo. Esto ha sido una verdadera bendición para nuestra eficiencia y ha mejorado nuestro nivel de servicio a los clientes. Una ventaja particular ha sido que AgendaX proporciona una guía muy útil sobre qué personal está simplemente en la oficina, a efectos de salud y seguridad».

Cómo funciona

AgendaX funciona en conjunción con Outlook, publicando automáticamente no sólo las horas libres/ocupadas, sino también los detalles de las citas de los calendarios de todos los usuarios en una serie de páginas web personalizables a las que se puede acceder a través de la intranet corporativa. La vista «¿Quién está dónde?» ofrece una instantánea de dónde se encuentra cada uno junto con sus datos de contacto. Las vistas semanales, mensuales, trimestrales e incluso anuales muestran una visión consolidada de las reuniones, vacaciones, días de baja por enfermedad, etc. al estilo de un «planificador de pared». Los usuarios pueden desglosar los detalles según sea necesario y crear sus propios grupos de compañeros de trabajo para verlos a la vez.

Gestión de recursos no humanos

Además de mostrar la disponibilidad de personas, AgendaX puede utilizarse para mostrar la disponibilidad de otros recursos corporativos, como salas de conferencias y equipos de presentación. En un centro del Servicio, se utiliza para controlar la asignación del número limitado de plazas de aparcamiento disponibles.

Muchas organizaciones utilizan AgendaX para apoyar sus operaciones comerciales y maximizar su inversión tanto en su entorno Exchange / Office / Microsoft 365 como en sus recursos humanos.

Trabajar con AgendaX

«Elegimos AgendaX tras un breve periodo de evaluación. La instalación fue relativamente fácil, pero tuvimos que prestar mucha atención al manual, sobre todo porque queríamos conocer al máximo las distintas mejoras disponibles más allá del uso compartido básico de calendarios, como el cambio de diseños y esquemas de color predeterminados. El servicio de asistencia nos ha resultado muy útil y estamos deseando seguir adaptando AgendaX a nuestra organización», concluye el responsable de TIC.

Principales beneficios

AgendaX proporciona una forma sencilla y concisa de ver el paradero de toda la empresa en una sola vista.

Esto aporta muchas ventajas a las organizaciones, entre ellas:

• Ahorre tiempo reservando y programando reuniones en un calendario de grupo con una visión general de la disponibilidad.
• Puede crear y mantener grupos de calendarios.
• Gestiona y crea un conjunto de calendarios que quieras mostrar juntos.
• Puede crear un grupo de calendarios para ver los calendarios combinados de un vistazo
• Permite localizar rápidamente a los empleados en cualquier momento.
• Ayuda a utilizar los recursos costosos, como las salas de reuniones, de forma más eficiente.
• Aprovecha la inversión de la organización en Outlook / Microsoft 365.
• Ayuda al trabajo en equipo y a la asignación de recursos para mejorar el servicio al cliente.

Servicios de AgendaX

AgendaX ofrece a las organizaciones un servicio altamente personalizable que funciona perfectamente con Exchange / Microsoft 365 / Outlook Calendar para proporcionar un servicio avanzado de calendario de equipo basado en web.

Las características incluyen:

• Múltiples vistas: puntual, semanal, mensual, bimensual, trimestral y anual.
• Personalizable para reflejar la identidad corporativa y las necesidades de la empresa.
• Grupos definidos por el usuario: no es necesario que los administradores definan grupos ad hoc.
• Posibilidad de realizar búsquedas de texto en todas las entradas del calendario.
• Muestra las propiedades de Outlook necesarias (kilometraje, facturación, etc.), incluidos los campos de Outlook definidos por el usuario.
• Opcionalmente, muestra el teléfono, fax, móvil, departamento, imagen, foto, etc. de cada usuario.
• Posibilidad de suprimir las reuniones marcadas como «privadas».
• Permite solicitar reuniones a través de la web sin Outlook, con la opción de restringir las reservas únicamente al tiempo libre, hacer que la ubicación sea un campo obligatorio, etc.
• Proporciona una vista consolidada a través de varios servidores y ubicaciones de Exchange, o incluso a través de inquilinos u organizaciones de Microsoft 365.