Una gran ventaja para los recepcionistas/operadores telefónicos que pueden ver la disponibilidad del personal en Exchange

Lunes, 9 de la mañana, Nueva York, en una editorial, las líneas telefónicas se vuelven locas. Cindy, telefonista de la editorial, está estresada. La novela que acaba de publicar uno de sus autores más vendidos hace que los vendedores de libros de todo el mundo sigan llamando y pidiendo más.

Es invierno, el 15% del personal de Ventas está enfermo, otros están ocupados en reuniones. Cindy no deja de comprobar la lista impresa en Excel que preparó anoche antes de irse a casa. Una lista que muestra quién asiste hoy a las reuniones y a qué hora, quién está enfermo, etc. Preparar la lista le llevó más de 45 minutos anoche, revisando todos los calendarios de Outlook.

Mónica la llama por la línea 4: «Hola Cindy, lo siento, pero no puedo venir a trabajar hoy, he tenido fiebre alta toda la noche y apenas puedo hablar». «Vale, se lo haré saber a tu jefe», dice Cindy, “mejórate pronto, siento que me suenen todas las líneas”. Cuelga y tacha a Mónica de su lista.

Tener que hablar con los clientes por teléfono y, al mismo tiempo, consultar el reloj, su lista de Excel, para ver quién está disponible para transferirle las llamadas es muy estresante e ineficaz. Además, las reuniones ad hoc que el personal no planificó ayer no aparecen en su lista de Excel impresa, lo que convierte la transferencia de llamadas en una pesadilla, ya que las personas que deberían estar disponibles según su lista no contestan al teléfono.

Agotada, le pregunta a Paul, el informático, a la hora de comer si realmente no hay una manera más fácil de ver dónde está la gente y quién está disponible. Él le contesta: «Que yo sepa, no, pero voy a ver si hay alguna herramienta de terceros que sirva».

Paul busca en Google y encuentra AgendaX, la «solución web de calendario de grupo para Microsoft Exchange y Outlook». Inicia la demostración en línea y encuentra la vista «¿Quién está dónde?», una vista que sólo muestra las reuniones que se están celebrando en ese momento. «Vaya, es exactamente lo que Cindy necesita», piensa. Un menú desplegable le permite seleccionar también los departamentos, para mostrar sólo a las personas de Ventas, por ejemplo, y también dispone de una gran variedad de vistas, como semanales y mensuales. Paul piensa que toda la empresa podría beneficiarse de una herramienta como AgendaX, porque simplifica mucho la tarea de ver quién está disponible y a qué hora para programar reuniones. Hace clic en el filtro de la categoría «Vacaciones» en la vista anual e inmediatamente ve el calendario de vacaciones de un departamento.

Dos semanas después, AgendaX ya está instalado en la editorial. Lee automáticamente los calendarios de Outlook del personal de la empresa y publica resúmenes fáciles de leer de cuándo la gente está ocupada o fuera de la oficina.
Cindy ha tirado a la basura sus hojas de disponibilidad de Excel y ahora confía en la vista «¿Quién está dónde?» de AgendaX. De un vistazo puede ver quién está en una reunión, enfermo, fuera de la oficina o no disponible, y puede transferir las llamadas inmediatamente a las personas que están disponibles.
Cuando una persona se pone enferma, simplemente hace clic en el calendario del usuario en AgendaX y le reserva un evento de todo el día, categorizado como «Enfermo», para que toda la empresa sepa que esa persona no está en la oficina ese día. Incluso puede hacerlo sin tener permiso de escritura en todos los calendarios de la empresa. Gracias a AgendaX, el evento de todo el día se sincroniza con Outlook y también las personas que no utilizan AgendaX pueden ver la información de libre/ocupado modificada cuando programan una reunión en Outlook.

AgendaX aporta muchas ventajas a las organizaciones, entre ellas:

• Ahorra tiempo reservando reuniones.
• Permite localizar rápidamente a los empleados en cualquier momento.
• Ayuda a utilizar recursos costosos, como las salas de reuniones, de forma más eficiente.
• Aprovecha la inversión de la organización en Outlook.
• Facilita el trabajo en equipo y la asignación de recursos para mejorar el servicio al cliente.