Un calendrier de groupe pour plus d’efficacité

Ce service est financé par le gouvernement britannique et s’adresse à tous les jeunes âgés de 13 à 19 ans (jusqu’à 25 ans pour ceux qui ont des difficultés d’apprentissage ou un handicap). Il fournit des informations, des conseils et une orientation aux jeunes qui passent de l’enseignement à temps plein à l’enseignement supérieur, à la formation et à l’emploi.

Les conseillers personnels du service sont une ressource vitale, offrant aide et soutien sur les nombreuses questions auxquelles les jeunes peuvent être confrontés, telles que la santé, le logement, l’argent, l’éducation, la formation et l’emploi.

La diversité des questions traitées, combinée au degré d’accessibilité offert (y compris les conversations téléphoniques et les réunions personnelles dans un large éventail de lieux), signifiait que le service avait besoin d’un moyen efficace pour assurer une couverture complète de la disponibilité et des allées et venues du personnel.

Bien que le personnel du Service utilise largement le calendrier Outlook pour gérer son agenda, il était difficile de savoir qui était libre pour prendre un appel particulier, d’identifier quand ou où il serait préférable de contacter un collègue, ou de déterminer quand quelqu’un avait un vide dans son agenda afin d’organiser des réunions.

Le responsable TIC du service a expliqué : « Le personnel de la réception, les collègues et les chefs d’équipe devaient consulter les calendriers Outlook de chacun à tour de rôle, ce qui prenait beaucoup de temps. Nous avions besoin d’une meilleure solution.

La recommandation d’un collègue a orienté l’ICT Manager vers AgendaX.

Améliorer le calendrier Outlook

AgendaX extrait les informations du calendrier Outlook stockées par Microsoft Exchange Server ou Office / Microsoft 365 et les rend disponibles sur l’intranet de l’entreprise sous la forme d’une série de pages web qui peuvent être adaptées pour refléter les modèles de style de l’entreprise.

Les utilisateurs bénéficient d’une mise à jour consolidée des allées et venues de leurs collègues via des vues quotidiennes, hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles de type « planificateur ».
Les 250 membres du personnel du service utilisent désormais AgendaX. Selon le responsable des TIC, « désormais, n’importe qui, et pas seulement le personnel de la réception, peut voir immédiatement qui se trouve sur l’un des nombreux sites distants à partir desquels notre service est fourni, qui participe à des réunions et qui est en congé ou malade. Cela a été un véritable atout pour notre efficacité et a amélioré notre niveau de service aux clients. Un avantage particulier est qu’AgendaX fournit un guide très utile pour savoir quel personnel se trouve simplement au bureau, à des fins de santé et de sécurité ».

Comment ça marche

AgendaX fonctionne en conjonction avec Outlook, publiant automatiquement non seulement les heures libres/occupées mais aussi les détails des rendez-vous des calendriers de tous les utilisateurs sous la forme d’une série de pages web personnalisables accessibles via l’intranet de l’entreprise. Une vue « Qui est où ? » donne un aperçu instantané de la situation de chacun et de ses coordonnées. Des vues hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et même annuelles donnent un aperçu consolidé des réunions, des vacances, des congés de maladie, etc. dans le style d’un agenda mural. Les utilisateurs peuvent approfondir les détails selon leurs besoins et créer leurs propres groupes de collègues à visualiser simultanément.

Gestion des ressources non humaines !

En plus d’indiquer la disponibilité des personnes, AgendaX peut être utilisé pour indiquer la disponibilité d’autres ressources de l’entreprise telles que les salles de conférence et le matériel de présentation. Sur un site du Service, il est utilisé pour contrôler l’attribution du nombre limité de places de parking disponibles !

De nombreuses organisations utilisent AgendaX pour soutenir leurs opérations commerciales et maximiser leur investissement à la fois dans leur environnement Exchange / Office / Microsoft 365 et dans leurs ressources humaines.

Travailler avec AgendaX

« Nous avons choisi AgendaX après une courte période d’évaluation. L’installation a été relativement facile, mais nous avons dû prêter une attention particulière au manuel, notamment parce que nous voulions comprendre au mieux les diverses améliorations disponibles au-delà du partage de base des calendriers, telles que la modification des mises en page par défaut et des schémas de couleurs. Nous avons vraiment trouvé l’assistance très utile et nous sommes impatients d’adapter davantage AgendaX à notre organisation », conclut le responsable TIC.

Principaux avantages

AgendaX offre un moyen simple et concis de voir où se trouve l’ensemble de l’entreprise en une seule vue.

Les organisations en tirent de nombreux avantages, notamment

• Gagnez du temps en réservant et en planifiant des réunions dans un calendrier de groupe avec une vue d’ensemble des disponibilités.
• Vous pouvez créer et gérer des groupes de calendriers.
• Gérez et créez un ensemble de calendriers que vous souhaitez afficher ensemble.
• Vous pouvez créer un groupe de calendriers pour voir les calendriers combinés d’un seul coup d’œil
• Permet de localiser rapidement les employés à tout moment.
• Permet d’utiliser plus efficacement les ressources coûteuses, telles que les salles de réunion.
• Tire parti de l’investissement de l’organisation dans Outlook / Microsoft 365.
• Facilite le travail en équipe et l’allocation des ressources pour améliorer le service à la clientèle.

Services AgendaX

AgendaX offre aux organisations un service hautement personnalisable qui fonctionne de manière transparente avec Exchange / Microsoft 365 / Outlook Calendar pour fournir un service avancé de calendrier d’équipe basé sur le web.

Les fonctionnalités comprennent :

• Vues multiples, y compris instantanées, hebdomadaires, mensuelles, bimensuelles, trimestrielles et sur l’ensemble de l’année.
• Personnalisable pour refléter l’identité et les besoins de l’entreprise.
• Groupes définis par l’utilisateur – les administrateurs n’ont pas besoin de définir des groupes ad hoc.
• Possibilité d’effectuer une recherche textuelle dans toutes les entrées du calendrier.
• Affiche les propriétés Outlook requises (kilométrage, facturation, etc.), y compris les champs Outlook définis par l’utilisateur.
• Affichage facultatif des numéros de téléphone, de fax et de portable, du département, de l’image, de la photo, etc. de chaque utilisateur.
• Possibilité de supprimer les réunions marquées comme « privées ».
• Permet de demander des réunions via le web sans Outlook, avec l’option de restreindre les réservations au temps libre, de faire du lieu un champ obligatoire, etc.
• Fournit une vue consolidée sur plusieurs serveurs et sites Exchange, voire sur plusieurs locataires ou organisations Microsoft 365.