Un énorme avantage pour les réceptionnistes/opérateurs téléphoniques de voir la disponibilité du personnel sur Exchange

Lundi, 9 heures, New York, dans une maison d’édition, les lignes téléphoniques s’affolent. Cindy, opératrice téléphonique de la maison d’édition, est stressée. Le roman de l’un de leurs auteurs les plus vendus vient de paraître et les vendeurs de livres du monde entier appellent pour en commander d’autres.

C’est l’hiver, 15% du personnel des ventes est malade, les autres sont occupés à des réunions. Cindy vérifie sans cesse la liste Excel imprimée qu’elle a préparée hier soir avant de rentrer chez elle. Une liste qui indique qui participe aux réunions à quelle heure aujourd’hui, qui est malade, etc. La préparation de cette liste lui a pris plus de 45 minutes hier soir, en passant en revue tous les calendriers dans Outlook.

Monica l’appelle sur la ligne 4 : « Hé Cindy, désolée, mais je ne peux pas venir travailler aujourd’hui, j’ai eu une forte fièvre toute la nuit et je peux à peine parler ». « Ok, je le dirai à ton responsable », dit Cindy, “rétablis-toi vite, désolée, toutes mes lignes sonnent”. Elle raccroche et raye Monica de sa liste pour la journée.

Il est très stressant et inefficace de devoir parler à des clients au téléphone tout en vérifiant l’horloge, sa liste Excel, pour voir qui est disponible pour transférer les appels. De plus, les réunions ad hoc que le personnel n’a pas planifiées hier n’apparaissent pas sur sa liste Excel imprimée, ce qui fait du transfert d’appels un cauchemar, car les personnes qui devraient être disponibles selon sa liste ne répondent pas au téléphone.

Épuisée, elle demande à Paul, l’informaticien, à la pause déjeuner s’il n’existe pas un moyen plus simple de savoir où se trouvent les gens et qui est disponible. Il lui répond : « Pas que je sache, mais je vais vérifier s’il n’existe pas un outil tiers qui pourrait faire l’affaire ».

Paul cherche sur Google et trouve AgendaX, la « solution d’agenda de groupe basée sur le web pour Microsoft Exchange et Outlook ». Il lance la démonstration en ligne et découvre la vue « qui est où ? », qui n’affiche que les réunions en cours. « C’est exactement ce dont Cindy a besoin », se dit-il. Un menu déroulant lui permet également de sélectionner des départements, pour n’afficher que les personnes du service des ventes par exemple, et une multitude d’autres vues, hebdomadaires et mensuelles, sont également disponibles. Paul pense que l’ensemble de l’entreprise pourrait bénéficier d’un outil tel qu’AgendaX, car il permet de voir très facilement qui est disponible à quelle heure pour planifier des réunions. Il clique sur le filtre de la catégorie « Vacances » dans la vue annuelle et voit immédiatement le calendrier des vacances d’un département.

Deux semaines plus tard, AgendaX est en place dans la maison d’édition. Il lit automatiquement les calendriers Outlook du personnel de l’entreprise et publie des aperçus faciles à lire des moments où les gens sont occupés ou absents du bureau.
Cindy a mis à la poubelle ses feuilles de disponibilité Excel et se fie désormais à la vue « Qui est où ? » d’AgendaX. Elle voit en un coup d’œil qui est en réunion, malade, absent ou indisponible et peut transférer immédiatement les appels aux personnes disponibles.
Lorsque des personnes se déclarent malades, il lui suffit de cliquer sur le calendrier de l’utilisateur dans AgendaX et de lui réserver un événement d’une journée entière, catégorisé comme « malade », de sorte que tout le monde dans l’entreprise sache que cette personne n’est pas au bureau pour la journée. Elle peut même le faire sans avoir l’autorisation d’écrire sur tous les calendriers de l’entreprise. Grâce à AgendaX, l’événement de la journée est synchronisé avec Outlook et les personnes qui n’utilisent pas AgendaX peuvent également voir les informations modifiées sur les personnes libres/occupées lorsqu’elles planifient une réunion dans Outlook.

AgendaX apporte de nombreux avantages aux organisations, notamment :

• Permet de gagner du temps lors de l’organisation de réunions.
• Permet aux employés d’être rapidement localisés à tout moment.
• Permet d’utiliser plus efficacement les ressources coûteuses, telles que les salles de réunion.
• Optimise l’investissement de l’organisation dans Outlook.
• Facilite le travail en équipe et l’affectation des ressources pour améliorer le service à la clientèle.